Integrasjon mellom nettbutikk og Fiken — hva du bør vite 

 

 

Å koble nettbutikken til regnskapssystemet (som Fiken) sparer tid, reduserer feil og gir bedre oversikt. Men for at integrasjonen skal fungere sømløst, må du planlegge kartlegging av data, håndtering av moms, retur og betalinger — og vite hva Fiken kan og ikke kan i forhold til større regnskapssystemer. Her får du en praktisk guide.

  

Før du starter — kartlegg behovene 

 

• Hvilke data skal synkes? (ordrer, kunder, produkter/sku, betalinger, frakt, rabatt, tilbakebetalinger)

 

• Hvilken arbeidsflyt ønsker regnskapsføreren? (fakturering automatisk vs. manuell kontroll)  

 

• Skal salg bokføres som fakturaer eller som daglig kasserapport/rapport?  

 

• Håndtering av MVA: ulike satser, innenlandsk vs. eksport, dropshipping osv.  

 

• Skal lagerstyring være synkronisert med nettbutikken? (Husk: Fiken er først og fremst et regnskapssystem, ikke fullverdig WMS.)   

 

Integrasjonsmetoder — alternativer 

 

• Ferdig plugin (eks. for WooCommerce): ofte raskest. Sjekk om plugin-en støtter ditt behov (refunds, fees, varianter, SKU, GTIN).  

 

• Mellomvare/tjeneste (f.eks. Technobridge eller annen integrasjonsplattform): bra ved flere integrasjoner (lager, frakt, regnskap) eller tilpasningsbehov.  

 

• Egendefinert integrasjon mot Fiken via API: gir mest kontroll og automatisering, krever utvikling.  

 

• CSV-/filimport: enkel, men manuell og utsatt for feil — passer kanskje kun for små volumer eller som interim-løsning.  

 

Hva bør synkes (og hvordan mappe feltene) 

 

• Ordre-id → Sette som referanse i regnskapet (hjelper sporbarhet).  

 

• Kunde (firmanavn/privat) → Kundeoppføring i Fiken (eller samle alle som “kunde butikk”).  

 

• Produkter/sku → Produktlinjer i faktura eller kun samle ordrelinjer på en salgsfaktura (avhengig av volum og rapporteringsbehov).  

 

• Pris, rabatt og frakt → Sørg for å håndtere fraktsats separat (egen linje med riktig MVA-kode).  

 

• Avgifter (MVA) → Mappe korrekte MVA-koder i Fiken for hver varelinje.  

 

• Betalinger og betalingsavgifter → Registrer transaksjonsavgifter enten som egne kostnadslinjer eller håndteres i regnskapet via bankavstemming.  

 

• Returer/refusjoner → Lag enten kreditnotaer eller egen transaksjonstype; sørg for at både lager og regnskap oppdateres.   

Håndtering av betaling og avstemminger 

 

• Nettbutikken sender ofte ordre som betalt (Stripe/Nets).  

 

• Bankavstemming: viktig at betalinger i nettbutikken kan matches mot bankinnskudd (KID/henvisning, dato, beløp).  

 

• Betalingsavgifter (kortgebyrer) bør bokføres riktig. Avgjør om avgiftene bokføres månedlig fra betalingsleverandør eller pr. ordre.   

 

Lagerstyring og produktdata 

 

• Fiken har begrenset lagerfunksjonalitet sammenlignet med komplette lagerstyringssystemer. Hvis du trenger avansert lagerstyring (multi-warehouse, FIFO-kostnad, returlogistikk), bør du ha et dedikert lagerverktøy og la nettbutikken synke mot dette, mens Fiken kun står for bokføring.  

 

• Sørg for at SKU-er er konsekvente mellom nettbutikk, lager og regnskap — dette forenkler synkronisering.  

 

Moms, utenlandsalg og spesialtilfeller 

 

• Eksport og utenlandssalg: vær nøye med MVA-regler (EU, utenfor EU). Sørg for at integrasjonen kan sende korrekt MVA-kode basert på kundens adresse og type salg.  

 

• Digitale tjenester, dropshipping og innførsel: definer regnskapsflyt på forhånd.  

 

Fakturaer, kreditnotaer og format 

 

• Avklar om ordrene skal opprette kundefakturaer i Fiken eller kun bokføres som salg (mindre administrasjon for mange små transaksjoner).  

 

• Behandle kreditnotaer automatisk når refund skjer i nettbutikken.  

 

• Vurder PDF-lagring/vedlegg hvis dere ønsker å laste opp ordrefakturaer til regnskapspostene.  

 

Feil, logging og overvåkning 

 

• Lag god logging av integrasjonsfeil og e-postvarsel ved feilsituasjoner.  

 

• Ha rutiner for manuell korreksjon og retry-mekanismer dersom en ordre feiler i overføringen.  

 

• Test omfattende i staging med realistiske datasett.  

 

Begrensninger i Fiken (sammenlignet med større regnskapssystemer) 

 

• Fiken er bygd for små bedrifter og regnskapsførere med fokus på enkelhet — det gir rask oppstart og lav kompleksitet.  

 

• Begrensninger kan være: mindre avansert lagerstyring, begrenset multi-warehousing, færre «enterprise»-rapporter og eventuelt færre innebygde API-funksjoner enn store ERP-systemer.  

 

• Store ERP/regnskapssystemer (f.eks. Visma/Tripletex eller internasjonale løsninger) tilbyr ofte mer avansert lager-, prosjekt- og lønnsstyring, samt større fleksibilitet i automatisering og bulkprosesser.

 

• Konsekvens: Fiken passer veldig godt for små/enkle nettbutikker og bedrifter som vil ha lav kompleksitet — men for store butikker med komplekse lagerbehov eller multi-entity regnskap kan andre systemer være bedre.  

 

Fordeler med å integrere mot Fiken 

 

• Enkelt regnskap for små bedrifter; lave kostnader og brukervennlig grensesnitt.  

 

• Raskere bokføring og mindre manuelt arbeid (mindre feil).  

 

• God oversikt for regnskapsfører og enklere rapportering.  

 

• Rask implementering for standard flyter (ordrer → faktura/kassebok).  

 

Praktisk implementasjonsplan (kort) 

 

1. Kartlegging: dokumenter alle felter, avgifter, fraktmåter og integrasjoner.

 

1. Velg metode: plugin, mellomvare eller egen utvikling.  

 

1. Prototype/test: sett opp staging-miljø og test 50–100 ordrer med ulike scenarier (refusjon, internasjonalt salg, rabatt).  

 

1. QA + regnskapsgodkjenning: få regnskapsfører til å verifisere bokføringslogikk.

 

1. Go-live med overvåkning og supportvakt i starten.  

 

1. Etterkontroll: avstemming av salg mot bank og regnskap etter første uke/måned.  

 

Sjekkliste før produksjon 

 

• SKU-er konsekvente og kartlagt  

 

• MVA-koder definert for alle land/frakttyper  

 

• Betalingsmetoder testet og avstemmingsmetode bestemt  

 

• Retur-/kreditnota-flow definert og testet  

 

• Logging og feilhåndtering aktivert  

 

• Staging-tester fullført og regnskapsfører har godkjent logikken  

 

Avslutning — oppsummering og anbefalinger 

 

Integrasjon mellom nettbutikk og Fiken kan spare mye tid og gi bedre kontroll, men suksess krever grundig planlegging: riktig feltsynkronisering, avklaring av skatt/avgift, robust håndtering av betalinger og refusjoner, og forståelse av Fikens begrensninger hvis butikken vokser. For små og mellomstore butikker er Fiken ofte et veldig godt valg pga. enkelhet og kostnadseffektivitet; for mer komplekse behov bør man vurdere mer avanserte løsninger eller en mellomvare-arkitektur som kobler nettbutikk, lager og regnskap.